Cómo preparar un envío de mercancías internacional paso a paso

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Internacionalizar los servicios es una excelente decisión: se mantiene la estructura empresarial y solo hace falta sumarle la logística adecuada para que la producción amplie sus fronteras y con ello, los beneficios.

 

Además, contar con envíos internacionales supone un seguro de que, en caso de que el mercado nacional se resienta, otras localizaciones puedan mantener la maquinaria en marcha, reduciendo el impacto.

 

Pero ojo: para que ese “solo hace falta sumarle la logística” nos valga y no suponga un inconveniente o un mayor gasto, debemos saber cómo hacerlo. ¿Cómo preparar un envío de mercancías internacional? Te lo contamos paso a paso.

 

Cómo preparar un envío de mercancías internacional

 

 

Primer paso: el embalaje

 

Cada paso a la hora de asegurarnos un envío de mercancías internacional exitoso debe abordarse con mucho mimo y cautela, y el primero de ellos, el de preparar el envío, es clave por dos motivos:

Para ello, debemos procurar que los materiales con los que envolvemos la mercancía sean de calidad, no reutilizados en el caso del cartón corrugado y en el caso de mercancía paletizada deberá ir perfectamente agrupada por peso y tamaño así como envuelto en film plástico resistente.

 

Segundo paso: la normativa

 

Según qué exportemos, deberemos cumplir con una normativa específica (no es lo mismo el transporte de mercancías peligrosas que de líquidos o alimentos perecederos), pero la común a todos los envíos y que no nos debe faltar en ningún caso sería:

 

  • Factura proforma: detalle básico sobre la mercancía, como lo es el peso, seguro vigente, número de bultos, etc.
  • Factura comercial: la usada en la transacción, en la que figure el concepto, la cantidad, precio, condiciones de entrega, sistema de pago…
  • Packing list: lista completa y detallada del contenido exportado, con números de referencias que sirvan para facilitar la inspección en aduanas.
  • DUA (documento único administrativo de exportación): documentos obligatorio emitido por la Agencia Tributaria, en el cual se declara la exportación.
  • Certificado de origen: expedido por la Cámara de Comercio, donde se acredita la procedencia de la mercancía.
  • Documento de transporte: carta de porte CMR en el caso de transporte terrestre.

 

 

Tercer paso: el transporte

 

Debemos asegurarnos tener siempre listo el transportista que haga posible que, al producirse un pedido, éste llegue en tiempo y en perfecto estado.

 

El procedimiento para estos casos pasa por dos opciones: contar con nuestra propia flota de transportistas o externalizar la gestión mediante un operador logístico internacional de transporte terrestre.

Contar con nuestra propia flota de camiones y transportistas puede ser una buena opción en el caso de que tengamos asegurado un flujo constante de envíos y la internacionalización forme parte de un ambicioso proyecto de crecimiento en el que tengamos asegurado su funcionamiento.

 

Contar con una empresa externa de transporte terrestre sin embargo se presenta como el método más adecuado si los envíos son recurrentes, con rutas ocasionales o poco definidas o si estamos en una fase de internacionalización temprana, en la que no queramos abordar gastos fijos de grandes cantidades (como supone mantener una flota) y aún estemos probando la eficacia del servicio.

 

No obstante, para que la empresa de transporte terrestre nos valga para tal tarea, debemos contar con operadores logísticos que sean capaces de ofrecernos todas las garantías que asegura un envío de mercancías internacional seguro, rápido y rentable, como el hecho de que cuente con toda la documentación pertinente, sistemas de tracking que permitan el control de hacia dónde y cómo se está transportando la mercancía, seguros en regla tanto del vehículo como de la mercancía durante el transporte, así como servicios extra como la posibilidad de enviar mercancía mediante grupaje, sin necesidad de tener que completar un palet o la carga del camión.

 

 

¿Qué ocurre con el transporte de mercancías nacional?

 

Que despleguemos un plan específico de envío de mercancías internacional, no quiere decir que no nos valga para los envíos que ya trabajamos a nivel nacional o sea totalmente distinto.

 

Así, el plan desplegado y la normativa es aplicable también para envíos que se produzca entre comunidades. En el caso de que quiera realizar un envío de mercancía por carretera de Barcelona a Valencia, o incluso en la misma comunidad, de Castellón a Valencia, todos los pasos detallados aplican excepto el de la documentación pertinente a cuestiones aduaneras (caso del DUA)

 

Con ello, queremos señalar que disponer de un plan de envíos internacionales no debe suponer más sobrecoste que el de la distancia y la gestión “extra”, pero se puede contar con el mismo operador logístico y con las mismas ventajas estemos acostumbrados a enviar a Francia que a Zaragoza.